Excel-Datei mit Passwort schützen

Sie können eine Excel-Datei mit einem Passwort schützen, wenn Sie sicherstellen möchten, dass keine anderen oder nur befugte Personen auf Ihre Arbeit zugreifen können. Lesen Sie, wie Sie eine Excel-Datei verschlüsseln.

Excel-Datei verschlüsseln

Es gibt verschiedene Wege, Ihre Excel-Datei zu verschlüsseln und zu schützen – auf Dateiebene, auf Arbeitsmappenebene und auf Arbeitsblattebene. Wenn Sie Ihre Excel-Datei allgemein mit einem Passwort schützen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie im Datei-Reiter den Menüpunkt „Informationen“ aus.
  2. Klicken Sie auf das Feld „Arbeitsmappe schützen“ und dann „Mit Kennwort verschlüsseln.“
  3. Geben Sie Ihr Kennwort ein und bestätigen Sie es im nächsten Schritt durch eine erneute Eingabe.

Besonders wichtig bei jeder Passwortvergabe: Microsoft ist nicht in der Lage, vergessene Kennwörter abzurufen. Achten Sie also darauf, dass Sie sich das Passwort merken können oder es sicher ablegen, zum Beispiel in einem guten Passwort-Manager. Jede Weitergabe des Passworts vergrößert außerdem das Risiko, dass es in die Kontrolle nicht vorgesehener Personen gelangt, auch unabsichtlich. Überlegen Sie also gut, ob die Datei sensible Daten enthält beziehungsweise enthalten muss.

Excel-Datei auf Arbeitsmappenebene schützen

Neben dem Schutz der Gesamtdatei ist es auch möglich, die Struktur einer Arbeitsmappe, also der einzelnen Blätter, mit einem Passwort zu versehen. Für Anpassungen an der Struktur der Datei wird demnach ein Passwort benötigt. Ohne Passworteingabe können in diesem Fall keine Blätter verschoben, gelöscht oder hinzugefügt werden:

  1. Klicken Sie in der Datei auf den Reiter „Überprüfen“ und wählen Sie den Punkt „Arbeitsmappe schützen“ aus.
  2. Geben Sie ein Kennwort ein und bestätigen Sie es im nächsten Schritt.

Auch hier gilt: Legen Sie das Passwort so ab, dass Sie es im Zweifelsfall wiederfinden.

Excel-Datei schreibschützen

Wenn Sie eine Excel-Datei schreibschützen möchten, können Sie ausgewählte Zellen für die Bearbeitung sperren und mit einem Passwort schützen. Im Gegensatz zu den Schutzfunktionen auf den höheren Ebenen der Datei ist dies nicht primär ein Sicherheitsfeature, sondern dient vor allem der Organisation.

  1. Wählen Sie das korrekte Arbeitsblatt aus.
  2. Markieren Sie die Zellen, die weiterhin bearbeitet werden können. Dabei können Sie auch ganze Zeilen oder Spalten markieren.
  3. Klicken Sie im markierten Bereich rechts und wählen Sie „Zellen formatieren aus“.
  4. Navigieren Sie zur Registerkarte „Schutz“ und entfernen Sie das Häkchen bei „Gesperrt“.

Der markierte Bereich ist nun vom Schutz des Arbeitsblattes ausgenommen. Den Rest des Arbeitsblattes schützen Sie nun auf diese Weise:

  1. Klicken Sie unter „Überprüfen“ auf das Feld „Blatt schützen“.
  2. Wählen Sie die gewünschten Funktionen und Rechte für alle Nutzenden aus.
  3. Geben Sie das Passwort ein, welches im nächsten Schritt bestätigt werden muss.

 

Personen ohne Passwort können nun den nicht schreibgeschützten Bereich mit den gegebenen Rechten bearbeiten. Für Anpassungen im schreibgeschützten Bereich muss der Blattschutz mit dem Passwort aufgehoben werden.

Excel-Datei mit Passwort schützen: wählen Sie die passende Variante

Wenn Sie Ihre Excel-Datei mit einem Passwort schützen möchten, wissen Sie nun, welche Möglichkeiten es gibt und wie Sie diese einsetzen. Wählen Sie je nach Bedarf die richtige Option für den Schutz Ihrer Excel-Datei aus. Für Stundenzettel reicht es beispielsweise aus, bestimmte Bereiche eines Blattes sowie gegebenenfalls die Struktur zu schützen. Enthält die Datei sensible Daten, wie Bankinformationen oder andere persönliche Daten, sollten Sie überlegen, die ganze Datei zu schützen – und dabei das Passwort sicher und erreichbar abzulegen. Haben Sie keinen Zugriff mehr auf das Passwort oder dieses vergessen, kann die Datei nicht mehr geöffnet werden.

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