Stunden berechnen in Excel: Erste Schritte

Fließende Sanduhr mit Mensch am Laptop im Hintergrund

Stunden berechnen in Excel ist in vielen Unternehmen eine beliebte Methode zur Arbeitszeiterfassung. Allerdings gibt es dafür keine festgelegten Funktionen oder Templates, was die Einrichtung einer brandneuen Arbeitszeittabelle kompliziert machen kann. Die nötigen Schritte, mit denen Sie Arbeitszeiten in Excel berechnen können, sehen Sie hier.

Arbeitszeit berechnen in Excel: Arbeitszeittabelle erstellen

Wenn Sie Ihre Arbeitszeit berechnen möchten, bietet Excel die Möglichkeit zum Erstellen von Arbeitsblättern zur Arbeitszeiterfassung.

  1. Legen Sie zunächst in der ersten Zeile die Legende an, bestehend mindestens aus Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenzeit und Stunden.
  2. Geben Sie in der Datumsspalte den gewünschten Start der Arbeitszeiterfassung ein (z. B. 01.01.2023)
  3. Formatieren Sie die Zelle, indem Sie diese markieren und auf Ihrer Tastatur die Kombination STRG + F1 drücken.
  4. Wählen Sie im Dialogfenster „Zellen formatieren“ in der Kategorie „Datum“ das Darstellungsformat aus, das Sie nutzen möchten.

Als nächsten können Sie die Datumsreihenfolge beliebig weit fortsetzen, indem Sie die A-Spalte bis zur gewünschten Zelle markieren. Dafür müssen Sie zunächst in der rechten, unteren Ecke Ihrer Datumszeile hovern, bis ein kleines, schwarzes Plus erscheint. Ziehen Sie den Cursor nach unten, werden alle markierten Zellen mit dem Folgedatum versehen.

Für eine bessere Übersicht können Sie nun noch die Wochenenden hervorheben:

  1. Markieren Sie Ihr Tabellenblatt in dem Bereich, indem Sie die Formatierung umsetzen wollen.
  2. Klicken Sie in der Registerkarte „Start“ auf „Bedingte Formatierung“ und wählen Sie den Reiter „Neue Regel“ aus.
  3. Wählen Sie im neuen Dialogfenster den Regeltyp „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. Nun können Sie folgende Regel eingeben: „=WOCHENTAG($A1;2)>=6“.
  4. Klicken Sie nun auf den Button „Formatieren“ und wählen Sie im neuen Dialogfenster unter dem Reiter „Ausfüllen“ die Wunschfarbe für die Wochenendmarkierung aus.  Diese bestätigen Sie nun mit „OK“.

 

Mit Zeitdifferenz die Arbeitszeit berechnen in Excel

Die Grundlage für eine erfolgreiche Arbeitszeiterfassung ist hiermit gelegt. Um die Arbeitszeit zu berechnen, nutzt Excel das Subtrahieren von Werten in Zellen.

  1. Geben Sie in die Zelle E2 ein Gleichheitszeichen und eine geöffnete Klammer ein.
  2. Klicken Sie nacheinander die Zellen C2, B2 und D2 an. Geben Sie jeweils dazwischen ein Minuszeichen ein und schließen Sie die Klammer, sodass am Ende folgende Formel steht: =(C2-B2-D2)
  3. Wie zuvor markieren Sie den Rest der Spalte, sodass die Formel übertragen wird.

 

So erhalten Sie eine rudimentäre Arbeitszeittabelle, in die Sie Ihre Stunden eintragen können. Um versehentliche Fehleingaben zu vermeiden, können Sie Teile Ihres Arbeitsblattes zudem schützen oder für die Bearbeitung freilassen. Wie Sie Ihre Excel-Datei schützen, lesen Sie in einem anderen Beitrag aus unserem IT-Blog.